なぜ、わかりやすい説明が必要なのか?
わかりにくい説明・話し方をされると、相手が警戒して、良い内容でも同意・理解してくれない。そして結局、伝わらないので自分が困る。
わかりにくい話とは、特に下記の3つである。
- 不要な情報と冗長な表現がある。
- 情報の構成や展開がつかめない
- 主張や結論が見えない、また根拠(事実・理由)がない。もしくは妥当でない。
なぜ、わかりにくくなるのか、その理由は特に下記の3つである。
- 自分が思ったこと、見た情報を、全部再現する(長い、回りくどい)。
- 情報と情報のつながりをそもそも整理・再構成していない(接続語句がおかしい)。
- 論理的に説明する方法を勉強したことがない(根拠が飛躍するか、遠すぎで察しが効かない)。
いまは、以心伝心、察し、阿吽(あうん)の呼吸ではなく、言葉で明確に伝えなければ、理解されない時代です。
どんなに工夫しても100%は伝わりません。70%伝われば、良い方でしょう。
では、どうすればよいのか
- 結局、何が言いたいのか(結論)を整理する
- 結論を理解してもらうには、どのような情報(根拠)が必要とされるかを聞き手の立場で考える
- 結論、根拠の順で説明する
- 何が分かったか、伝わったかを聞き手に話してもらう
- 過不足を修正する
- 過不足を反省して、改善点を書き出す
- 次回、伝える前に、改善点を振り返り、伝達の「質」を向上させる
「ゆとり」(若者)世代に、「察し」を求めるのではなく、「説明」しましょう。
「バブル」(上司)世代に、「説明」を求めるのではなく、「察し」ましょう。
※このときの「察し」とは、推論の意味です。
お互いに、相手のことを考えましょう。