ビジネス文書作成基礎講座

研修の概要

対象 新入社員~入社3年目程度 定員20名程度
形態 理論の説明 - 演習 - フィードバック - 演習 - 理解・定着の繰り返し
日数 1日間 9:30~17:30 (12:00~13:00 昼食休憩)
備考 次のステップとしてロジカルライティング研修があります

研修の詳細

研修の必要性・背景

ビジネス文書には、決まったフォーマットや文体、書き方があります。こういった常識を身につけていないと、文書によるコミュニケーションの効率が下がります。また、職場ごとに上司や先輩が文書指導をしていたのでは、会社全体としての生産性が下がります。そこで、本講座では、社会人が知っておくべきビジネス文書の常識について学び、演習を通じて定着を図ります。これにより、コミュニケーションの効率化を実現します。また、集中集合研修により、会社全体としての教育の効率化も図ります。

研修の概要

正しいフォーマットとレイアウトで書く

用紙の使い方、余白のとり方、ヘッダーの書き方など、ビジネス文書に適したフォーマットとレイアウトを学びます。

正しい日本語を書く

主語と述語をあわせる、頭語と結語を正しく選択するなど、日本語の文法や習慣について学習します。

読みやすい文を書く

読点の打ち方、表記の統一、回りくどくない表現など、読みやすい文の書き方を学びます。

明確な文を書く

具体的な単語の使用や係り受けの注意などで、誤解のない分の書き方を学びます。

伝わりやすい工夫をする

箇条書きや図解によって、文だけではなく、より伝わりやすい文書の書き方を学びます。

効果的に説明する

5W1Hで書く、読み手のニーズを意識する、目的を明確にするなど、文章を使って説明するときに気をつけるべきポイントを学習します。

ワープロソフトの基本を知る

自動採番、クロスリファレンス、割り当てキーなど、ワープロソフトの基本機能を学びます。

電子メールを発信する

70半角文字程度で改行する、サブジェクトのつけ方など、電子メールのエチケットを学びます。

総合演習

実際にビジネス文書を作成し、受講者同士でチェックします。チェックシートを使って、より客観的なフィードバックを目指します。

研修の特徴

基礎知識を網羅的に学習

基本として知っておくべき知識を、集中的に学習します。集中集合研修によって、学習の効率化を図ります。

実践的な演習で知識習得を確認

学んだ知識を豊富な演習で確認します。演習では実際にビジネス文書を書き、受講者同士でチェックします。

文書作成スキルの土台を構築

ビジネス文書作成のために必要な文章構成技術の基礎も学びます。より高度な文書を作成する基礎を築きます。

タイムテーブル

時間1日目
9:30~12:00
1. 正しいフォーマットで書く
【演習】適切な余白を設ける
【演習】適切なフォント・文字数・行数を設定する
【演習】ヘッダやフッタに共通情報を書く
【演習】ヘディングを正しく書く
2. 正しい日本語を書く
【演習】主語と述語を対応させる
【演習】主語を途中で変えない
【演習】表現を正しく呼応させる
【演習】用語の相性を合わせる
【演習】文体を統一する
【演習】算用数字と漢数字を使い分ける
【演習】礼儀正しく表現する
3. 読みやすい文を書く
【演習】表記を統一する
【演習】二重否定は避ける
【演習】同じ言い切りを繰り返さない
【演習】漢字を多用しない
【演習】読点を正しく打つ
【演習】類語を繰り返さない
【演習】回りくどい表現は避ける
13:00~17:30
4. 明確な文を書く
【演習】具体的な単語を使う
【演習】あいまいな代名詞を避ける
【演習】係り受けに注意する
【演習】用語は統一する
【演習】正しく定義する
【演習】事実と意見を区別する
【演習】なるべく肯定で書く
5. 伝わりやすい工夫をする
【演習】箇条書きを使う
【演習】レイアウトに配慮する
【演習】図解する
【演習】表やグラフで説明する
6. 効果的に説明する
【演習】読み手のニーズを意識する
【演習】目的を明確にする
【演習】事実を意見を分けて書く
【演習】5W1Hで書く
【演習】重要なことは先に書く
【演習】データで補強する
7. 電子メールを発信する/ワープロソフトの基本を知る
【演習】生データから通知文等を作成する

 

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関西生産性本部の機関紙『KPCニュース』で連載した「超実践ロジカルスキル講座」の内容を、一部割愛したり加筆修正したりして掲載しました。ロジカルスキルの必要性や今日から使える思考のテクニックが満載です。 弊社の研修プログラム内容のご検討材料としてご利用ください。

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